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绍兴市妇幼保健院 > 医院概况 >> 医院规章医院规章

院办室工作制度
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出处:绍兴市妇幼保健院办公室---华北
2007/10/23
一、办文规程
1.         本规程所指的“办文”包括:以医院名义制发的各种文件、各种材料、各种通知通报、各种请示汇报等;以职能科室名义制发的各种通知、通报等;《院报》;其它公文;
2.         拟稿和审稿流程。以医院名义印发的文件、各种材料、各种通知通报等,原则上按其内容由各职能科室拟稿,涉及多部门的由党政办指定主要部门拟稿,其它部门协助,各职能科室完成拟稿后送交分管院长审核或会审,审核或会审后的文件,统一交至党政办,由党政办送至院长(党委书记)审定;以职能科室名义制发的各种通知通报等,原则上由各职能科室自已拟稿、审稿、科长签发,原则上在“OA”公布,科室自留底稿并保存;
3.        文件的编发。院长(党委书记)审定后的各种文件、材料等,由文印员在规定时限内打印,拟稿人校对无误以后,将拟印发的清样送院长(党委书记)签字“同意印发”。凡未经院长(党委书记)签发的文件、材料等,文印员不得印刷、党政办不得加盖单位公章、不得在“OA”上公布;校对原则上以领导审改后的清样为准,必须做到100%准确;为遵守有关保密规定和减少单位支出,未经领导同意,单位所有文件、材料等均不得外出打印,否则责任自负;
4.        院报的编发。组稿由当期责任编辑负责,其他同志应主动协助;责任编辑将当期拟用稿件全部选齐并修改定稿后连同“目录”一齐送院长审定后签字“同意发排”;由当期责任编辑负责组织人员三校定稿后送院长(党委书记)签字“同意印发”,再由党政办加盖公章;校对差错率必须控制在0.3‰以内,重要文稿的校对要求必须100%准确;为市委、市政府及领导代拟文稿,本院调研课题报告,报经领导同意后撰写的各类文章,只要以任何形式采用,均分别予以适量的稿费,对产生良好效果的代拟搞,再酌情予以奖励。凡从报刊、互联网采撷资料并为医院或院报采用的,亦酌情予以奖励。联系图片宣传及其他宣传文稿,必须事先报经院长(党委书记)同意,否则责任自负;
5.        党政办指定专人负责医院纸质文件和电子文件等登记、发送、存档等工作,并负责保管有领导签批字样的底稿。
二、车辆管理制度
1.         各种车辆由院办公室统一管理和调度。院办公室定期要向院领导汇报车辆的管理情况(包括发车次数、行驶公里、用油数量、保修情况、车辆性能状况等);
2.      司机要认真做好行车的登记手续。出车前,乘车人要到院办公室领取和填好行车登记表,方能出车。各科室公务用车要提前一天与院办公室联系,经分管领导同意后安排;
3.         未经批准司机不得私自出车。私自出车,作违规处理。发生交通事故,由肇事者本人承担全部责任并赔偿损失;
4.      本院职工私人用车原则上不予安排。如有特殊情况需用车者,须经院领导批准并按规定交纳车费;
5.      司机要认真做好车辆日常保管和维护,及时擦拭、检修、保养、消毒等,以保证随时使用。救护车内的抢救装备必须保持完好,不得随意挪用;
6.         注意节约用油。领油料必须以派车单里程进行计算,严防浪费;
7.         车辆行驶中应严格遵守交通规则,安全驾驶,严禁违章开车;
8.         原则上不借车给外单位或个人使用,特殊情况需要外借车时,须经院长批准,由本院司机驾驶。
三、印章管理制度
1.      医院公章由院办公室作为机密件专人管理,并掌握使用。使用公章(文件除外)一律登记,同时,用印人员应签字备查;
2.         以医院名义上报、外送、下发的文件、资料、报表等,凭院长(党委书记)签原件,加盖公章;
3.         以本室名义发文用印,印章管理人员必须根据办公室领导签批的意见,在检查文件无误和文印质量合格后方可用印;
4.         工作证、结业证、离退休证、职务(称)聘书等,由主管部门统一办理;
5.         以医院名义签订的合同、协议、订购单等,凭院长或分管院长批准签字后方可盖章;
6.         因公出差、联系业务等必须凭证明时,须经分管领导批准方可开具;院领导工作用章(私章)须经本人同意方可使用;
7.         私人取款、取物、挂失、驾驶员办证等,需用单位介绍信,由院办主任批准严格登记手续;
8.      科室部门公章应安排专人保管,并制定使用办法,严格审批和登记制度;
9.         禁止擅自将公章交给他人代管或将公章借给他人,私盖公章或利用公章舞弊者,一经发现即予严厉惩处;
10.     刻制科室(组织)印章,科室(组织)应提出书面申请并说明理由、印章名称、式样和规格,经院长(党委书记)批准后,方可刻制。
11.     违反印章管理制度造成的不良后果,一律由印章管理人员负相应法律责任,并按医院奖惩条例处理。
四、文印管理制度
1.         文印人员应妥善保管文印设备,做到专人使用,其他人员不得擅自使用,禁止在文印室内会客、抽烟,下班前要及时关机、切断电源、搞好卫生,做好安全防火措施;
2.         文印室内的器件、磁盘、纸张、文稿等物品,未经管理人员允许,任何人不得擅自拿出,注意节约纸张油墨,做到双面文印;
3.         接收的文印材料,文印人员必须做好签字登记;未经领导同意,文印人员不得从事个人(私人)文印活动。一经发现,视情节相应扣发文印人员的工资;
4.         文印人员,应熟悉设备性能、正确掌握文印操作技术,及时、准确地完成各种文印任务,及时校对、整理、装订、存档,打印件底稿与校对件要同时交给发文部门,丢失底稿按事故处理;
5.         行政科室的文印,由院办公室主任审批,其费用计入行政费用;科研资料、论文等文印,由科教科审核签字,报院办公室主任审批,其费用计入其课题经费;各业务科室的文印,由科主任审核签字,报院办公室主任审批,其费用计入科室成本;
6.       严格遵保密制度,做到不该说的话不说,不该问的事不问,机要文件打印完毕后,版面及时进行保密处理,防止泄密。
五、网站、虚拟网管理制度
1.院内局域网(OA
①     局域网维护:由电脑房指定专人负责,定期(至少每月一次)下科室征求客户(即使用科室和人员)使用意见,承担对上述系统出现的异常数据后台处理,分析出现异常原因,反馈开发工程师进行程序改进。建立维护、维修、客户意见登记本。负责上网信息(即通知、公告、公示、文件、通报、药信、学术信息、值班等)上网传输确认前的信息排版、编辑、校对、效果、内容等符合行文规则后,确认上网传输,一般上网信息要求做到接到后30分钟内上网传输,对不符合行文规则或内容有明显错误或末经审核的信息以及个人交给的信息即私人信息不得上网。建立上网信息登记备份制度。
②    局域网信息把关:
l         全院性或系统性的通知、公告、公示、文件、通报、学术、药信、值班等信息,其内容由各职能科室起草、校对,院办指定专人审核后交给电脑房上网传输,对内容和文字有错误、行文不符合行文规则等信息不得上网传输,同时院办公室指定专人每天下班前对院内局域网信息内容以及接受信息效果进行监督,及时发现和纠正错误信息,及时评估传输、接受信息的效果并建立上网信息登记备份制度;
l        各种质控指标和量化指标等信息,其内容由各科室把关上网传输,对不正确或不确切或末经校对和审核的各种指标不得上网传输,并建立上网信息登记备份制度。
2.院外广域网www.sxfby.com
①     广域网信息传输内容:医院对外要介绍宣传的所有信息包括形象宣传、业务宣传、健教宣传、机构宣传、诊疗信息、人事信息以及对病人和社会公告等信息。
②     广域网信息把关:由院办公室指定专人负责信息把关、提交、监督等,交主管领导签字后发布。要求每天下班前对院外广域网信息进行监督,及时发现和纠正错误信息,及时上网新信息,及时报告系统出现异常情况,24小时内向系统维护单位反馈系统出现的异常情况,至少每月一次征求客户(即有关科室和人员)意见和建议,汇总交院长审批后向系统维护单位反馈并建立上网信息登记备份制度。
3.职能科长网络办公系统www.sxfb.com
①     传输内容:职能科长向院领导要请示、汇报的信息;院领导向职能科长安排布置工作以及反馈工作的信息;院领导和职能科长范围内的文件阅办;职能科长范围内的会议通知发布等。
②    网上信息把关:每位使用者每天下班前对网上信息进行处理,及时发现和纠正错误信息,及时上网新信息,及时报告系统出现异常情况,24小时内向系统维护单位反馈系统出现的异常情况,负责科室至少每月一次征求客户(即有关职能科室和人员)意见和建议,汇总交院长审批后向系统维护单位反馈并建立上网信息登记备份制度。
4医院手机虚拟网
发布各类信息、通知等,发布由院办公室指定专人负责,并建立登记备份制度。要求医院班组长以上的管理干部手机在白天和出差时必须开通并随身携带、备一块电板,做到经常查看手机信息,确保信息通畅。员工发现医院手机虚拟网有故障应及时向院办公室报告,院办公室应及时向移动公司反馈,及时得到维护。
5.其它
①     员工应经常查看医院的各种网络信息,至少在下班前、上班后查看医院OA信息;不得在医生工作站、护士工作站以及在设备电脑上打印私人文件、玩电脑游戏、使用有毒磁盘和光盘、发布虚假和错误信息、擅自修改各种数据、擅自向外泄露医院不向外公开的信息,发现医院网络有异常情况或病毒等有责任、有义务及时向有关部报告;
②     科室应及时、准确、完整地在网上填报各种量化指标和质控指标,电脑房和院办公室应按各自职责,定期对医院网络使用状况进行督查,发现问题应及时向院领导汇报;
③     个人、科室违反上述规定,按医院《奖惩条例》从严处理。
六、报告厅、多功能厅、中心会议室管理制度
1.       报告厅、多功能厅和中心会议室统一由院办负责管理,各职能科室和党政工团等组织,需要使用,须提前一天向院办提出申请,经院办审核,分管领导审批同意后,才能使用;
2.       室内的音像设备(包括卡拉OK)、娱乐设施等由院办指定专人负责管理、操作和使用;
专管人员培训合格后上岗,非专管人员擅自使用者一经发现追究专管人员及当事人的责任,如有损坏负责赔偿全部损失,除按医院奖惩条例处理外;
3.       专管人员必须严格按其操作规程要求操作、使用,如发现故障,要及时向设备维修部门报告,设备维修部门应安排专人及时落实维修,如没有及时报告或维修或违规操作等,造成后果,按医院奖惩条例处理;
4.       专管人员必须服从院办室的工作安排,在开会前半小时协助主持会议的科室部门做好有关调试工作,会前15分钟到岗,会议或活动期间不得缺岗或离岗;每次会议或活动结束后,专管人员必须认真做好关机、断电、卫生善后、关门上锁等工作;
5.       院办应建立会议室财产登记本和会议室使用、维修、交班登记本。每一次使用的专管人员,使用前必须检查设备完好,认真做好书面交班工作并签名,确保室内设备完好无缺;
6.       报告厅和多功能厅原则上不安排60人以下的会议、活动,也不向外单位借用和开放,其室内所有音像设备严禁拸用、外借,如遇特殊情况,须经院长同意;
7.         谢绝与本院无关人员参加医院组织的有关会议、活动,管理人员有责任进行劝阻,对不服从管理或劝阻无效者,应及时向保卫科报告;
8.         院办应加强对报告厅、多功能厅和中心会议室的日常管理,每次会议或活动前应安排好设备专管人员、做好会场布置工作、会后落实好卫生清扫与安全工作。
9.         室内严禁吸烟,一经发现按医院奖惩条例处理。
1.      为便于系统地查考医院在各个历史阶段的发展情况,结合日常工作,记载和保存医院各方面重大活动和重要事项的资料,搞好大事记;
2.         记载的内容:
①     党委和医院行政命令、指示、计划、决议、措施、会议及科以上干部的任免和调动;
②     医疗工作方面的重大改革和重要医疗措施制订,重要会议活动,重大差错事故以及其他重要事项;
③     医学研究工作和医学技术的重大进展、发明、创造及重大技术革新成果;
④     医院基本建设较大工程施工、竣工日期及其建筑面积和经费使用情况;
⑤     购置重要仪器设备和物资器材及总务工作方面的重大事项;
⑥     领导体制与组织机构的变动及重要管理制度的改革;
⑦     外宾或其他院外单位来院参观和本院外出参观的有关事项;
⑧     党、团、工会的重要活动;
⑨     其他重要事项。
3. 大事记由院办公室负责主持,各职能部门每月将本部门工作范围内的大事记报院办公室汇总,集中整理后立卷归档。
八、医院会务管理规定
1.      院办公室负责承办院长办公会、院务会、院周会、全院职工大会以及院领导委托承办的其他各类会议;
2.         党委会由党委办公室负责承办;
3.         其他业务性会议,分别由医教科、科教科、护理部等有关部门负责承办;
4.         院办公室负责草拟下周会议活动安排表,报院长审定,于本周末发至各有关科室。各有关科室据此按时参加或组织会议,承办会议者负责会务;
5.         院长召集的各种专题会议,由院办公室秘书跟踪记录。
6.         会务组织程序:
①     按每周会议安排表准备好会议室;
②     拟好重要会议议程,开会前一天呈送会议主持人;
③     通知到会领导,会前半小时加催;
④     会议承办者提前半小时到达会议室(会场),按时清点到会人数,及时催请未到者。
7.      做好会议记录。院长办公会、院务会及部分专题会议会后,要整理会议纪要。纪要一般在会后一日内完成印发;
8.  院会议室由院办公室统一管理和安排使用。当同时召开的会议较多时,院办公室做好协调工作。
九、医院接待工作规定
1.       凡来院检查指导工作的上级领导,应邀来院帮助工作和协作单位的客人,其工作日程、食宿、用车、购买返程车票等接待工作,均由院办公室具体负责安排,对口职能科室协助。所需经费按照规定办理;
2.       凡来院考察参观,对方应告知来访人员的身份、数量及考察内容和时间,以便按排接待;
3.         来客尽量就近安排住宿。住宿费由客人自理。需医院负担住宿费的,必须经院长批准,并严格执行国家有关规定,不得超标准安排; 
4.         来客就餐采用工作餐和招待餐两种形式,上级领导或请来指导工作的专家,经院长批准,可安排接待餐,(其余人员由院办公室批准安排工作餐);
5.         严格接待审批手续,缩小接待范围。接待客人一般不上白酒和烟,不得擅自提高接待标准;
6.         审批手续:凡来客食宿接待,对口职能科室应事先确定人数、费用限额,填写来客用餐申请单,医院办公室审核,院长或分管院长批准。不履行批准手续,费用不予报销;
7.        接待来客使用汽车,一般只在市区内使用,若需长途用车,需经院长批准,市区内用车由院办公室批准。